Whistle Blower System

Dalam rangka memperkuat sistem pengendalian internal khususnya mengendalikan fraud, BPR Putra Batam memiliki dan menerapkan strategi anti-fraud, salah satu melalui mekanisme whistleblowing.

Whistleblowing System (WBS) merupakan suatu sistem pelaporan pelanggaran yang mengedepankan prinsip transparansi dengan memberikan jaminan keamanan bagi pelapor dan dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam suatu Perseroan sehingga menjadi media yang efektif untuk membantu mengungkap adanya kejadian Fraud atau kecurangan.

Dalam penerapannya, Manajemen mengharuskan setiap lini unit bisnis untuk secara konsisten menjalankan fungsi pengawasan melekat dan berjenjang, serta menetapkan kebijakan dengan membuka saluran pengaduan yang dapat didayagunakan sebagai early warning untuk dapat dilakukan langkah-langkah penyempurnaan sistem pengendalian internal. Hal yang diatur melalui mekanisme ini mencakup proses pelaporan, tindak lanjut atas pelaporan, proses komunikasi dan program perlindungan bagi Whistleblower.

1. Jenis Pengaduan Yang Dapat Dilaporkan

Jenis pengaduan yang dapat disampaikan melalui mekanisme Whistleblowing System antara lain terkait pelanggaran atas hukum atau peraturan yang berlaku, fraud atau pencurian, memalsukan atau menyembunyikan catatan keuangan, memalsukan atau menyembunyikan informasi manajemen non-financial dan perilaku tidak etis.

2. Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran

Kebijakan Pengaduan Pelanggaran yang disusun dimaksudkan untuk mengelola dan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi antara lain terkait dengan kerugian Perseroan secara finansial maupun reputasi Perseroan yang bersifat negatif. Pengaduan pelanggaran dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan, melalui email ke fungsi Internal Audit.

3. Penanganan Pelaporan Pengaduan

Pengaduan dari pihak ketiga dan/atau dari karyawan harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan GCG. Pengaduan harus disampaikan oleh pelapor dengan rasa tanggung jawab dan bukan bersifat fitnah yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang. Oleh sebab itu, setiap informasi/laporan yang diterima dengan lampiran bukti-bukti akan ditangani dan ditindaklanjuti secara profesional, termasuk namun tidak terbatas dengan menugaskan Tim Audit untuk melakukan investigasi/ observasi kebenaran informasi yang dilaporkan tersebut apabila dianggap perlu. Pelaporan dapat disampaikan langsung oleh karyawan melalui media surat tertutup, email kepada Direksi dan Audit Internal.

4. Perlindungan Bagi Whistleblowing System

Untuk mendukung penerapan GCG dan bentuk perlindungan terhadap pelapor, Perseroan berkewajiban untuk merahasiakan identitas pelapor, sehingga karyawan mendapatkan kebebasan untuk melaporkan adanya tindakan penyimpangan/pelanggaran. Manajemen akan memberikan penghargaan kepada karyawan yang memberikan pengaduan penyimpangan/ pelanggaran, apabila pengaduan yang disampaikan terbukti benar.

5. Penanganan Pengaduan

Tindak lanjut laporan yang disampaikan oleh Whistleblower dan mekanisme penanganannya dilakukan oleh Fraud Detection Investigation and Litigation Team (FDILT), dimana di dalam tim penanganan kasus Fraud ini diketuai oleh Direktur dengan susunan anggota yang melibatkan Unit Kerja SKAI, Legal dan HRD. Masing- masing Unit Kerja memiliki tugas dan tanggung jawab yang telah diatur secara jelas, mulai dari tahapan melakukan deteksi awal sampai dengan penyelesaian atas kasus Fraud ataupun penyimpangan lainnya.

6. Pihak Pengelola Pengaduan

Untuk memastikan bahwa setiap pelaporan ditangani sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka pengelolaan pengaduan dilakukan dengan melibatkan unit kerja. Manajemen juga telah menunjuk SKAI sebagai unit atau fungsi yang bertugas menangani penerapan dari Kebijakan Anti-Fraud Management.

7. Output dari Penanganan Pengaduan

Hasil dari penanganan pengaduan disampaikan oleh Fraud Detection kepada Manajemen yang memuat kesimpulan dari hasil penanganan, serta rekomendasi perbaikan sistem pengendalian internal yang masih dinilai terdapat kelemahan dan juga rekomendasi pemberian sanksi atas petugas-petugas terkait kelemahan yang ditimbulkan. Penanganan dari kasus yang dilaporkan dimaksudkan dalam rangka untuk memperkuat sistem pengendalian intern, serta memotivasi seluruh pihak/ karyawan untuk menghindari kegiatan/transaksi yang dapat berpotensi/berakibat merugikan Perseroan atau dapat menganggu Perseroan beroperasi secara aman.

BPR Putra Batam mengharapkan dukungan dan partisipasi dari seluruh pegawai BPR Putra Batam, para nasabah, dan rekanan untuk dapat melaporkan kejadian-kejadian yang berhubungan dengan tindakan fraud, kriminal, penyalahgunaan wewenang, menerima imbalan, pelanggaran ketentuan perusahaan dan hal-hal lain yang melibatkan pegawai BPR Putra Batam dan/atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan BPR Putra Batam. Dengan memberikan laporan pengungkapan pelanggaran tersebut sebagai suatu informasi awal, berarti telah membantu BPR Putra Batam untuk dapat berperan aktif dalam melaksanakan Good Corporate Governance.

Kriteria laporan dugaan pelanggaran yang disampaikan dan dapat ditindak lanjuti meliputi:

1. Identitas Pelapor,
2. Kronologis kejadian,
3. Pihak yang terlibat,
4. Waktu kejadian, dan
5. Identitas Pelapor

Pelaporan dapat dilakukan dengan mengisi form pengaduan, dan dikirim lewat email ke bankputrabatam@gmail.com atau Whatsapp 0811 7044 022

Unduh Form Pengaduan